Perusasiat kuntoon – ABC – analyysi

Posted by Petri Huitti on Apr 15, 2011 in Logistics | 2 comments

ABC-analyysin tekeminen nimiketasolla sisältäen varasto-, myynti-/kulutustiedot, on logistiikan hallinnan ja kehittämisen perustyökaluja. Kuitenkin näyttää siltä että sekä globaaleissa että pienemmissä yrityksissä tämä jää joskus tekemättä(syistä alempana). Tämä siitäkin huolimatta että ABC-analyysin tekemisen kustannukset ja tarvittava aika ovat hyvin pieni osa saavutettavista hyödyistä, mikäli varastoissa on vähänkin enemmän tavaraa eikä ole olemassa automaattisempaa työkalua ABC-analyysin tekemiselle esim. toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) tai siihen kytkeytyvän erillisen analysointi- ja optimointiohjelmiston avulla. Analyysin perusteella pystytään tekemään toimenpiteitä, jotka parantavat sekä varaston kiertoa ja vähentävät sidottua pääomaa ja samanaikaisesti voidaan parantaa toimituskykyä ja saatavuutta(myyntiä). Esimerkiksi jos PK-yrityksen varastossa on yhteensä 0.5MEURn edestä tavaraa, varaston arvon hallittu vähentäminen 100.000 EUR:lla tuo sidotun pääoman pienenemisen ohella 10.000-40.000EUR:n vuosittaiset kustannussäästöt. Riippuen varastoinnin vuosittaisista kokonaiskustannuksista, jotka usein liikkuvat 10-40% luokassa keskimääräisen varaston arvosta. Hallitulla varaston vähentämisellä tarkoitan juuri sitä että saatavuus tai toimituskyky ei alene vaan mielellään paranee samanaikaisesti.  Hyötyjä saatavuuden ja/tai myynnin kasvamisen johdosta on paljon vaikeampi arvioida EURoissa, mutta ne voivat olla jopa merkittävämpiä kuin varaston ja kustannusten alenemisen hyödyt. Hankaluutena näiden hyötyjen ulosmittaamiseksi on se, että tietojärjestelmistä ei välttämättä pysty raportoimaan riittävän tarkkaa tietoa materiaalipuutteista tai menetetystä myynnistä. Suuremmissa yrityksissä puhutaan melko helposti jo yhtä desimaalia suuremmista luvuista EURoissa kuin edellä mainittu.

—ABC-analyysi antaa ”kylmiä” faktoja logistiikan tehokkuudesta kokonais- ja nimiketasolla, —ja kohteena voi olla kokonaisvarastot tai yksittäiset varastopisteet, esim. lopputuotevarasto tai materiaalivarasto. Analyysi kannattaa tehdä sillä tasolla, että sen perusteella on mahdollista tehdä välittömiä toimenpiteitä. —Joissain tapauksissa analyysi antaa myös arvokasta perustietoa pidemmän tähtäimen logistiikkamallien tai logistiikan kehityksen arviointiin, kohdentamiseen ja suunnitteluun, kun ymmärretään nykytila ja varastojen rakenne paremmin. ABC- analyysin tekeminen tulisi olla säännöllistä koska mm. nimikekanta ja myyntivolyymit muuttuvat, 2-12 kertaa vuodessa riippuen liiketoiminnasta.

ABC-analyysin perusidea pohjautuu Pareton 80/20 periaaatteeseen, jonka mukaan 80 % seurauksista johtuu 20 %:sta syistä. Sovellettuna tämä tarkoittaa esim. että 20% nimikkeistä tuo 80% myynnistä tai myyntikatteesta, tai toisaalta 20% nimikkeistä muodostaa 80% kokonaisvarastoista. —ABC – luokkajaottelu voidaan tehdä esim. myyntikatteen mukaan:

- —A: 50% myyntikatteesta -> kumulatiivinen 50%

- —B: 30% myyntikatteesta -> kumulatiivinen 80%

- —C: 18% myyntikatteesta -> kumulatiivinen 98%

- D: 2% myyntikatteesta -> kumulatiivinen 100%

- E: 0% myyntikatteesta – nimikekohtainen myyntikate 0 tai negatiivinen.

Luokkien jaottelua voidaan säätää kohteen mukaan. Mikäli kohteena on materiaalivarastot, myyntikatteen sijasta voidaan käyttää ostovolyymejä (EUR) luokitteluperusteena.

—Haasteet analyysin teolle:

1) —Harvat ERPt ja raportointityökalut näyttävät tukevan kattavamman ABC-analyysin tekemistä tehokkaasti -> vaatii manuaalista raportointi- ja analysointityötä

2) Henkilöstöllä rajoitetusti aikaa tehdä tällaista analysointia päivittäisen työn ohessa

—ABC-analyysin tekeminen:

1. Tietojen haku ja kerääminen —(edellyttää tarvittavien ja luotettavien tietojen saantia tietojärjestelmästä; mm. myyntiraportit, varastoraportit, nimikkeiden perustiedot)

2. Tietojen analysointi (taulukkolaskentaohjelman avulla kootaan tiedot yhteen taulukkoon ja lasketaan nimikekohtaiset varaston riitot, myynti kpl:issa ja EURoissa, jne.)

3. Tulosten katselmus ja jatkotoimenpiteistä sopiminen.

!!4. Toimenpiteiden ja mahdollisten jatkoselvitysten toteuttaminen!! (ilman tätä jatkovaihetta analyysin tekeminen voi olla melko turhaa, puhun itse ABC+ analyysistä joka tarkoittaa että analyysi tehdään riittävän tarkalla tasolla että se mahdollistaa toimenpiteiden määrittelyn ja että nuo toimenpiteet myös määritellään ja toteutetaan. Ei ole juuri järkeä tehdä analyysiä analyysin vuoksi. Tapauksesta riippuen tämä voi tarkoittaa nimiketason lisäksi mm. eri varastopisteiden sisällyttämistä, asiakas- tai toimittajakohtaista näkymää myyntikate- ja varastotasoihin)

Välittömät toimenpiteet kannattaa kohdentaa niihin varastopisteisiin, nimikkeisiin tai nimikeluokkiin, asiakkaisiin tai toimittajiin, joista saadaan suurimmat hyödyt nopeimmin. —Analysoinnista voidaan ja kannattaa luoda säännöllinen tapa jotta logistiikka pysyy paremmin hallinnassa  ja voidaan päivittää yleisiä toimintatapojakin löydösten perusteella. Tällöin päästään pysyviin ja suurempiin hyötyihin. Ensimmäinen analysointikerta vie enemmän aikaa (muutamia päiviä toimenpiteiden määrittely ja sopiminen mukaan lukien), mutta analyysin tekeminen voidaan samalla ohjeistaa (ns. standardoida) jolloin sen tekeminen vie jatkossa merkittävästi vähemmän aikaa ja sen voi mahdollisesti suorittaa useampi henkilö. Analyysin teon yhteydessä tunnistetaan myös toiminnanohjausjärjestelmän mahdollisuudet ja rajoitteet analysointiin sekä mahdolliset tarpeet paremmille ja pysyvämmille raportointi- ja analysointiratkaisuille, joiden avulla analysointi voi olla jopa reaaliaikaisesti päivittyvää. ABC-analyysiä voidaan tarvittaessa vielä tehostaa prosessin tutkimisella esim. haastattelujen keinoin, jotta ymmärretään prosessi ja syyt esim. puutteille tai turhan isoille varastoille paremmin.

Oliko tästä kirjoituksesta apua sinulle? Kommentteja, lisättävää, korjattavaa? Tehdäänkö sinun yrityksessäsi ABC-analyysiä säännöllisesti? Tehdäänkö sen perusteella myös toimenpiteitä varaston kierron parantamiseksi sekä saatavuuden parantamiseksi? Seurataanko ja varmistetaanko että toimenpiteet todella tulevat tehdyksi ja mitkä olivat tulokset? Onko tarvittava raportointi tai taulukkolaskentaohjelmassa tehtävä analysointi mielestäsi liian hankalaa? Tai liiankin helppoa ja nautinnollista? (muista että kuka tämän “ikävän” vaivan näkee, todennäköisesti tienaa palkkansa ) Palaute ja kommentit tervetulleita!